Savoir organiser ses données c’est savoir trier et ranger nos documents au fur et à mesure que nous les créons ou que nous les récupérons. Cela s’appelle de la gestion documentaire.
Organiser ses fichiers comme ses objets de la vie courante
Trop souvent je vois que les utilisateurs d’ordinateur stockent tous leurs fichiers dans le même dossier en vrac, ou tout simplement à même le bureau, mélangeant des données personnelles à des données professionnelles. Ces données comportant elles mêmes différentes catégories (avis d’impositions, factures, photos, documents de travail comme des tableurs ou des fichiers de traitement de texte, etc.), cela devient vite ingérable.
En informatique tout est comparable à quelque chose de réel / physique, une équivalence à ce que l’on retrouve dans la « vrai vie » si je puis dire. Nous viendrait-il à l’idée de ranger nos couverts, nos vêtements, nos outils de jardinage, notre brosse à dents dans le même tiroir ou bien carrément tout laisser par terre ? Bien sûr que non !
Éviter les complications
Cette mauvaise gestion de nos fichiers amène inexorablement à cette suite de complications :
- difficulté de retrouver des fichiers quand nous en avons besoin. Lenteur de l’ordinateur à scanner l’intégralité des données pour retrouver ledit fichier si nous utilisons l’outil de recherche
- problématique pour la sauvegarde des données.
- perte de données suite à une mauvaise manipulation (suppression, écrasement de fichier)
- en cas de saturation du stockage des données (disque dur, clé USB, cloud), savoir quoi supprimer rapidement pour débloquer la situation, peut être complexe
J’en reviens à la sauvegarde car c’est une étape cruciale en informatique : qui dit sauvegarde, dit une certaine périodicité / régularité pour les faire : disons une fois par mois et gardons plusieurs copies. Sauvegarder 12 fois par an la totalité des fichiers prend énormément de temps et de place. Alors que si nous avions organisé correctement l’ensemble de ces informations, peut être ne serait il pas utile de tout sauvegarder ou tout du moins, pas tout à chaque fois.
Différencier un dossier d’un fichier
Un fichier est un document conservé sur un espace de stockage (disque dur, clé USB, CD-ROM, cloud).
Il existe de nombreux types de fichiers ; ils peuvent être du texte, des images, des sons (de la musique), des vidéos et plein d’autres choses.
Ce qui définit le type d’un fichier est son extension. L’extension est la suite de 3 à 4 lettres (parfois un peu plus) situées juste après le point. Prenons l’exemple de ces fichiers :
Ici nous avons 3 fichiers. Leurs noms sont respectivement « P1000667.JPG », « P1000671.JPG » et « P1000674.JPG ».
Leur extension est de type « .jpg », elle nous indique qu’il s’agit de fichiers image. A force de manipuler nos fichiers nous retenons très vite les principales extension.
N.B. pour les personnes travaillant sur Mac, les extensions sont toujours masquées, il est possible de les afficher. Depuis plusieurs années Microsoft fait la même chose. Faire afficher ces extensions permet une meilleure compréhension des fichiers et évite quelques désagréments.
Un dossier est un lieu de rangement pour nos fichiers informatiques. Si nous ne rangions pas nos fichiers. Le dossier permet de regrouper des fichiers ayant un point commun entre eux. Par exemple si nous avons de nombreuses photos de vacances, il serait conseillé de créer un dossier « Photos » dans laquelle nous les rangerions. On peut également mettre différents types de fichiers au sein d’un même dossier. Voyez le dossier comme une boîte de rangement.
Des dossiers peuvent être rangés dans d’autres dossiers, on appelle cela des sous-dossiers. C’est un peu comme des poupées russes en quelques sortes. Des fichiers sont rangés dans les dossiers. En revanche il n’est pas possible de ranger des dossiers dans des fichiers. Cet enchaînement de dossiers et sous dossiers s’appelle une arborescence de dossiers.
Une comparaison qui nous parle
Imaginez des étagères pour ranger des papiers administratifs : dans une étagère il y a plusieurs niveaux. À chaque niveau, nous pouvons y retrouver des boîtes à archives. Dans chaque boîte à archives nous y trouvons des chemises et dans chaque chemise des documents papiers.
Par exemple dans la boîte à archive « Impôts » se trouvent les chemises « taxes d’habitation », « impôts sur le revenu », « impôts fonciers ». Et bien cette vision des choses nous représente exactement ce qu’est une arborescence de dossiers et de fichiers. Il est beaucoup plus simple de retrouver un document papier correctement rangé depuis de nombreuses années en ayant pensé en amont à son rangement. Chaque chose à sa place.
En conclusion
Mettre tout cela en pratique demande beaucoup de temps si nous partons de loin. En revanche, si nous commençons à nous habituer à ranger les choses et fur et à mesure, ce n’est qu’une question de secondes.
Si vous devez tout reprendre depuis le départ, Faites le petit à petit, se réserver une dizaine de minutes par jour pour réorganiser nos fichiers informatiques peut être une solution. Un conseil : avant de vous lancer dans les déplacements de vos documents, prenez le temps de dessiner / noter sur une feuille l’arborescence idéale qui vous conviendrait le mieux.
SOStef66 est à votre disposition pour vous accompagner dans ces manipulations sans risquer de les perdre.